週間スケジュールの作成 | 行う理由と方法

定義

通常、ウィークリー プランナーは、明示的でカラフルな表の形式で表示され、ビジネス カレンダーまたはウィーク プランナーの一種です。見た目は子供っぽいですが、実は時間管理を最適化するための強力なソリューションであることがわかります。月曜日から金曜日、火曜日から土曜日など、毎週の包括的なスナップショットと、毎日達成すべきタスクの正確なビジョンを提供します。これにより、リーダー、マネージャー、従業員が取るべき行動と優先順位を特定できるようになります。

週間スケジュールにより次のことが可能になります。

• ビジネス ニーズに合わせてタイム スロットを分散する ;
• 作業期間を細分化する（実作業、昼休み、会議、研修など） ;
• さまざまなチームメンバー間で全員の空き状況を共有する ;
• 組織全体を強調して、より積極的に行動できるようにする.

このカレンダーは、もちろん、それを使用する企業の事業計画に適応させる必要があります。.

計画するメリット

すべてのアクティビティを一元管理する表を参照できることは、作業の快適さをもたらし、全体的な幸福に貢献します。スポーツコーチがフィールド上の各選手の位置と役割をテーブルの上で詳しく説明するように、誰もが個人的および集団的に何が期待されるかを知っています。

• 特定の時間に行うべき作業 ;
• チームメイトのポジショニング ;
• 関連部署の状況 ;

柔軟な対応ができるメリット

これにより、柔軟性という 2 番目の利点が得られます。あなたが計画されたルートを持って車のハンドルを握っていると想像してください。 しかし、天候、工事の可能性、事故に直面すると、たとえ優れた GPS があったとしても、道路は想像どおりにはならないでしょう。より良いスタートを切るには、予期せぬ事態に対処する必要があるかもしれません。週ごとのスケジュールを立てるときも同様です。なぜなら、後者は理想的な行動方針を確立しますが、それは決して固定されないからです。これはあなたをサポートすることを目的としたウィークリープランナーですが、運転席にいるのはあなたです。

予測するメリット

柔軟性の結果: 優先順位付けと予測。進行中の重要なプロジェクトであれば、チーム内での影響を理解しやすくなります。これを行うには、プロジェクトをいくつかの段階で構成するか、新しい協力者を参加させるだけです。したがって、次のことが可能になります。

• 綿密な計画をキープする;
• 期限を守る.

教育的かつ生産的であるという利点

オンラインの作業時間管理ツールを使用すると、全員のペースを尊重した明確なスケジュールを作成するのが非常に簡単になります。さらに、データが保存されるとすぐに変更が表示されます。 出席者には、その人のアクティビティや会議への出席などが即座に通知されます。不必要なやり取り（月曜から金曜まで頻繁に行われる）を避けると、個人を大切にし、生産性に大きな影響を与えるという利点があります。

要約

毎週のスケジュールを使用して毎日のタスクを整理すると、理解と団結が促進され、ミッションの成功が促進されます。練習を積めば、個別の目標と共通の目標を一目で素早く共有し、伝達できるようになります。そのため、会社での役割が何であれ、自信を持って1週間を迎えることができます。

どこから始めればよいかわかりませんか? これを達成するための 5 つの主なステップを次に示します。

タスクをリストアップする

主要なタスクから最小のタスクまで:

• 達成すべきすべての目標について、リストまたはツリー構造 (最もわかりやすいと思われる方) の形式で要約を作成します。
• すべての情報を 1 か所に収集し、週間カレンダーを作成するためのデータベースとして使う。
• To Do リストのテンプレートを作成し、練習しながら時間をかけて改良していきます。

リソースをリストアップする

実行するプロジェクトごとに、チーム、より正確には協力者を割り当てる必要があります。このためには、リソースの目録を作成することが不可欠です。つまり、次のようになります。

• 部署の数
• チームの役割
• ニーズに応えられる人材の資格と氏名。

この最初のステップは、今後の週次スケジュールに表示される行と列を表示するために不可欠です。

最初の 2 つのステップ (およびその後のステップ) に対する私たちのアドバイス: 他のメンバーと一緒に行うことで、より刺激が増し、見落としが少なくなります。

優先順位とその期限を定義する

もう 1 つの重要な段階は、関心のあるタイムスロットからツリー構造またはタスクのリストに戻り、優先順位を定義することです。つまり、その週のタスクまたは目標の各行に対して、次のものが必要になります。

• 一致する期日を割り当てる ;
• 完了するまでに必要な時間を決定する ;
• 成功を保証する人材を選定する ;
• プロジェクトを開始する適切な時期を評価する ;

この第 3 ステップに関するアドバイス :
明確で簡潔な見出しを使って週間スケジュールを作成し、不測の事態に備えて常に余裕を持たせておく。(不在の場合の、代わりの曜日やスタッフを配置する）。

重要度に応じてミッションを計画する

毎週のタスクに優先順位を付けるのは、時には頭痛の種になることがあります。このため、週ごとのスケジュールを作成すると、スケジュールを調整しやすくなります。これらの優先事項の中で、次のことが挙げられます。

• 短期目標と長期目標を区別する ;
• 遠い期限を短いタスクに分割する ;
• ミッションを複数のウィークリープランナーに分割して分散する.

この第 4 ステップに関するアドバイス :
できるだけ早くチームに情報を伝えてください。彼らはその取り組みに感謝し、事前に準備を整えることができるようになります。

週ごとに見直す

週の初め、真ん中、終わりなど、自分のペースを選択するのはあなた次第です。ただし、次のことが可能になる毎週のポイントの実現を無視しないでください。

• 従業員を励ます ;
• 時間を守る ;
• 障害やバリアを素早く見つける ;
• すぐに立ち直るための解決策を見つけるt ;

この最後の 5 番目のステップに関するアドバイスは次のとおりです。
積極的に協力者を巻き込む。彼らはあなたに独自のビジョンを提供することができ、プロジェクトとその期限にますます関与するようになります。

週間スケジュールの作成

Excelスケジュール

多くの企業に愛用されているツールである有名なスプレッドシートは、効率的な実装と自律性の初めての体験を提供します。確かに、その機能をマスターすれば、それを社内に導入するための週間カレンダーを作成するのは実用的かつ迅速になります。

Excel管理表のメリット

マイクロソフトのメディアには、様々な種類のデザイン済みの週間プランナーが掲載されています。ユーザーが利用できるプランニングテンプレートは、リソースや課題に応じて選択し、カスタマイズすることができます。変化の少ない組織には最適ですが、週の途中でスケジュールを変更する場合は難しくなります。

Excelスケジュールのデメリット

計画管理の初心者にとっては実用的な Excel テーブルは、逆に、エラーの原因となる可能性があります。 このタイプのツールはあまり直観的ではなく、非常に厳密で専門的なスキルが必要です。たとえ小さな企業であっても、その成功はすべて責任者の肩にかかっています。責任者の負担が大きいため、限界がある計画管理方法と言えます。

オンラインスケジュールとソフトウェア

これは、日常生活を楽にする機能を競う「新」世代のスケジュールです。しかし、実際にはそれほど「新しい」世代ではありません。PlanningPME では、その証拠として、 私たちは20年以上にわたって事業計画管理のための革新的なソリューションを開発してきました。実際、2002 年以来、弊社はより多くの代替品を提供してきました。 人間性と生産性を確実に調和させながら、より効率的で協力的な取り組みが可能になります。

接続されたウィークリー プランナーの利点

• コアビジネスに合わせてパラメータを設定することができる。
• 法律に基づいて計画を立てることができます。
• 人的エラーを制限します。

ツールの力を借りて週間スケジュールを作成することで、落ち着いた組織運営への道が開けます。頻繁に調整が必要な業種ではなおさらです。

PlanningPMEソリューション

スタッフのスケジュール、休日・欠勤、タスク管理、プロジェクト、会議室の予約状況、研修、在宅勤務など。 : 弊社の直観的なソリューションは、企業の規模にかかわらず、すべてのビジネス要件をカバーします。

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