週間スケジュール | 必要性と作成方法

定義

一般的に明確でカラフルな表として表現される週次スケジュールは、企業向けのカレンダーや週間予定表のようなものです。一見するとシンプルで親しみやすいものですが、時間管理を最適化する強力なソリューションであることが分かります。月曜日から金曜日、火曜日から土曜日など、週ごとの全体像を明確に示し、毎日取り組むべきタスクを正確に把握できます。これにより、経営者、マネージャー、または従業員が実行すべきアクションや優先事項を容易に特定できるようになります。

週間スケジュールにより次のことが可能になります。

• 必要に応じてシフトを割り当てる ;
• 勤務時間の詳細を明確にする（実作業、昼休み、会議、研修など） ;
• チーム間でスケジュールを共有する ;
• 組織を見える化し、各社員が積極的に行動することを推奨する.

このカレンダーは、もちろん、それを使用する企業の事業計画に適応させる必要があります。.

計画するメリット

すべての活動を一元化した表を参照できることは、全体的な快適さと働きやすさに貢献します。それは、スポーツコーチがボード上で各選手のポジションと役割を詳細に説明するようなものであり、個人としてもチームとしても、何を期待すべきかが明確になります。

• 特定の時間に行うべき作業 ;
• 誰がどこにいるべきなのか ;
• 関連する部署の状況 ;

柔軟な対応ができる

これが二つ目の利点、つまり「柔軟性」につながります。想像してください。あなたが車の運転席に座り、計画されたルートを進んでいるところを。しかし、天候、工事、または事故に直面した場合、たとえ優れたGPSがあっても、予定通りの道を進めるとは限りません。予期せぬ事態に対応し、再び進む必要が出てくるかもしれません。これは、週ごとの計画を立てる際にも同じことが言えます。この計画は理想的な指針を示すものですが、決して固定されたものではありません。これは、あなたをサポートするための週ごとの計画表に過ぎず、操縦するのはあなた自身なのです。

予測するメリット

柔軟性の結果: 優先順位付けと予測。進行中の重要なプロジェクトであれば、チーム内での影響を理解しやすくなります。これを行うには、プロジェクトをいくつかの段階で構成するか、新しい協力者を参加させるだけです。したがって、次のことが可能になります。

• 綿密な計画をキープする;
• 期限を守る.

教育的かつ生産的である

オンラインの作業時間管理ツールを使用すると、全員のペースを尊重した明確なスケジュールを作成するのが非常に簡単になります。さらに、データが保存されるとすぐに変更が表示されます。 出席者には、その人のアクティビティや会議への出席などが即座に通知されます。不必要なやり取り（月曜から金曜まで頻繁に行われる）を避けると、個人を大切にし、生産性に大きな影響を与えるという利点があります。

要約

週間スケジュールで日々のタスクを計画することで、理解と団結が向上し、ミッションの成功が促進されます。これが習慣化されると、各メンバーの目標とグループの目標を一目で素早く共有できるようになります。これによって組織での役割が何であれ、自信を持って1週間を迎えることができます。

なにから始めればよいかわかりませんか？次の5つの手順で作成することができます。

タスクをリストアップする

一番重要なタスクから順に次のことを行います：

• 達成すべきすべての目標について、リストまたはツリー構造 (最もわかりやすいと思われる方) の形式で要約を作成します。
• すべての情報を１か所に収集し、週間カレンダーを作成するためのデータベースとして使う。
• To Do リストのテンプレートを作成し、経験をもとに時間をかけて改良する。

リソースをリストアップする

実行するプロジェクトごとに、チーム、より正確には参加するメンバーを割り当てる必要があります。このためには、次のようなリソースリストを作成することが不可欠です：

• 部署の数
• チームの役割
• ニーズに応えられる人材の資格と氏名。

この最初のステップは、今後の週次スケジュールに表示される行と列を表示するために不可欠です。

最初の２つのステップ（およびその後のステップ）に関するアドバイス：チームで行うことで影響が増し、見落としが少なくなります。

優先順位とその期限を決める

もう１つの重要な段階は、特定の時間帯からツリー構造またはタスクのリストに戻り、優先順位を決めることです。その週のタスクまたは目標の各行に対して、次のものが必要になります：

• 期限を割り当てる ;
• 完了するまでに必要な時間を算出する ;
• 最適な人材を選択する ;
• いつプロジェクトを開始するべきかを考慮する ;

この第３ステップに関するアドバイス :
明確でシンプルな見出しを使って週間スケジュールを作成し、不測の事態に備えて常に余裕を持たせておくとよい（不在の従業員がいる場合の、代わりの作業日や人員）。

重要度に応じてミッションを計画する

毎週のタスクに優先順位を付けるのは、時には頭痛の種になることがあります。このため、週ごとのスケジュールを作成すると、スケジュールを調整しやすくなります。これらの優先事項の中で、次のことが挙げられます。

• 短期目標と長期目標を区別する ;
• 期間が長いタスクは、複数の短いタスクに分ける ;
• 作業を数週間にわたって分散する.

第４ステップに関するアドバイス :
できるだけ早くチームに情報を伝えましょう。前持った情報共有は感謝され、メンバーは事前に準備することができます。

週ごとに見直す

週の初め、真ん中、終わりなど、タイミングを決め、週に一度、スケジュールを見直すことによって次のメリットがあります：

• 社員を励ますことができる ;
• 遅延がないことを確かめる ;
• 障害やバリアを素早く見つける ;
• すぐに立ち直るための解決策を見つけるt ;

この最後、５番目のステップに関するアドバイス：
積極的にチームメンバーを巻き込みましょう。彼らは自分なりの視点を提供してくれるだけでなく、プロジェクトやそのスケジュールに対してより一層積極的に関与するようになります。

週間スケジュールの作成

Excelスケジュール

多くの企業で愛用されている便利なスプレッドシートは、効率的に導入でき、最初の自主的な運用をサポートしてくれます。実際、その機能を習得すれば、週次カレンダーを簡単かつ迅速に作成し、企業に導入することができます。

Excel管理表のメリット

Microsoftのツールにはすでに設定済みのさまざまな週間スケジュールがあります。これらのスケジュールは利用者がアクセスできるテンプレートとして提供されており、企業のリソースやタスクに合せてカスタマイズできます。調整する必要のないスケジュールには最適ですが、週の途中で予定を変更する場合には、やや手間がかかる点が課題です。

Excelスケジュールのデメリット

スケジュール管理の初心者にとっては便利なExcelですが、逆に間違いの原因になることもあります。 この種のツールは直感的ではなく、高い精密さと熟練のスキルが求められます。小規模な組織であっても、成功の鍵は完全に担当者の努力にかかります。また、スケジュール管理に多くの時間を要するため、負担が大きい点も障害になると言えるでしょう。

Webスケジュールとソフトウェア

これらは日々の業務を支援する多くの機能を備えた「新世代」のスケジュール管理ツールです。しかし、実際にはそれほど「新しい」というわけではありません。その証拠に、例えばPlanningPMEは20年以上にわたり企業のスケジュール管理のための革新的なソリューションを開発してきました。2002年以来、弊社はより効率的でチームワークを支援する製品を提供し続け、人間性と生産性の調和を目指してきました。

ネットワーク上の週間スケジュールの利点

• 企業のニーズに合わせて設定できる
• 法規制に準拠したスケジュール管理が可能になる
• 人的ミスを最小限に抑える

ツールの力を借りて週間スケジュールを作成することで、より安定した運営が可能になります。特に、頻繁な調整が必要な業種には最適です。

PlanningPMEのソリューション

従業員の勤務時間、休暇・欠勤、タスク管理、プロジェクト、会議室の使用状況、リモートワーク、研修など、企業規模に関係なく、あらゆる業務ニーズに対応する直感的なソリューションを提供しています。

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